廣州晚會(huì)策劃-會(huì)務(wù)策劃-大型會(huì)議管理的十五個(gè)要
廣州會(huì)議策劃對(duì)于舉辦具有相當(dāng)規(guī)模會(huì)議的組織者尤其專(zhuān)業(yè)的會(huì)議管理公司來(lái)說(shuō)，如何讓眾多的會(huì)議參與者在每一個(gè)會(huì)議流程環(huán)節(jié)諸如會(huì)前簽到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、餐飲住宿、休閑娛樂(lè)、會(huì)議交流等項(xiàng)目中得到想得到東西，同時(shí)又能關(guān)注到與會(huì)者一些意想不到情況，好比突發(fā)疾病。此外，還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒(méi)有及時(shí)到場(chǎng)、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個(gè)專(zhuān)業(yè)的會(huì)議管理公司，根據(jù)以往多年的會(huì)議操控能力和現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，奧蘭國(guó)際特提醒一下會(huì)議組織管理者需要注意的幾點(diǎn)。
一、確立明確的目標(biāo)
對(duì)任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會(huì)議開(kāi)得有價(jià)值，必需要有一個(gè)明確的目的通過(guò)會(huì)議獲取所需，提供給與會(huì)者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。
二、完善信息的采集與分析
信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請(qǐng)看流程中附錄-客戶需求分析單）解會(huì)議的缺席者、解媒體、解預(yù)算、分析自己的有余等。
三、追求不竭的創(chuàng)新
每一次會(huì)議都是對(duì)創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無(wú)論在內(nèi)容或形式上，不竭的創(chuàng)新能使每一次會(huì)議都布滿激情與樂(lè)趣。
四、制定周密的計(jì)劃
無(wú)論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必需包括會(huì)議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的可以防止一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。
五、實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理
進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對(duì)照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的失敗。此外，現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力（參見(jiàn)14條）
六、結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)
勝利的會(huì)議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。會(huì)議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價(jià)值？什么是公司的投資收益？與會(huì)者明年還會(huì)參加你會(huì)議嗎？將這些答案匯總起來(lái)，應(yīng)用于下一次的會(huì)議計(jì)劃。
七、爭(zhēng)取優(yōu)秀，而不是完美
無(wú)論會(huì)議大小與否，再好的會(huì)議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。
八、解會(huì)議涉及的行業(yè)
為了提供勝利的會(huì)議管理，組織者必需了解會(huì)議所涉及的行業(yè)，專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)和行業(yè)整體趨勢(shì)等方面的內(nèi)容。
九、不要為了省小錢(qián)而在大事情上糊涂
保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬(wàn)不要為了省點(diǎn)小錢(qián)而犧牲了會(huì)議的品質(zhì)，最后損失最大的還是自己。
十、記住、顧客永遠(yuǎn)是第一
聽(tīng)眾是顧客，會(huì)付帳給你因此他必需要感受和接受到價(jià)值，必需要體會(huì)到此次會(huì)議的重要性。如果你覺(jué)得有什么事比顧客更重要，請(qǐng)記?。侯櫩陀肋h(yuǎn)是第一重要的
十一、合理控制預(yù)算
要學(xué)會(huì)分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢(qián)應(yīng)該首先使與會(huì)者收益。
十二、最大限度地使用技術(shù)
技術(shù)能給你很多幫忙，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是必需記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會(huì)議包裝”
十三、清晰而明確的溝通
清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目勝利的關(guān)鍵。想象你一個(gè)與會(huì)者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、法式或是后備工作，如何在最短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢？
十四、幼稚的危機(jī)管理
針對(duì)不可預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題與可能的場(chǎng)景危機(jī)，必需準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列進(jìn)去，然后逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價(jià)值
為了滿足與會(huì)者的需求，一個(gè)會(huì)議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽(tīng)眾有用的價(jià)值，無(wú)論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)或經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充分的內(nèi)容將使價(jià)值在會(huì)議中得以體現(xiàn)。 廣州會(huì)議策劃
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